Perché abbiano validità anche in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle ambasciate o dai consolati italiani all'estero e devono essere tradotti in italiano. Per alcuni Paesi sono in vigore delle Convenzioni internazionali che esentano dalla legalizzazione od anche dalla traduzione, per alcuni atti.
Per legalizzare i documenti occorre presentarsi al consolato con l'atto originale.
Se il documento è rilasciato dalle Autorità di uno dei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de l'Aja del 5 ottobre 1961, per legalizzare atti e documenti rilasciati da autorità straniere occorre farsi apporre la cosiddetta postilla o apostille, cioè una certificazione che convalida sul piano internazionale l'autenticità di qualunque atto pubblico e notarile.
In tal caso è necessario recarsi dalla competente Autorità di tale Paese per farsi apporre l’apostille sul documento.
Chi proviene da un Paese che ha aderito a questa Convenzione deve quindi recarsi alla competente autorità interna per farsi apporre l’apostille sul documento.
Per ulteriori informazioni, consulta il sito della Farnesina.
Per i Paesi dell'Unione Europea è in vigore il Regolamento comunitario 27/04/2016, n. 679 che ha previsto l'esenzione da ogni legalizzazione per i documenti pubblici (ad esempio atti di nascita, matrimonio, atti notarili, sentenze, ecc.) rilasciati dai Stati membri, che devono circolare all'interno dell'Unione, che devono cioé essere prodotti in altri Stati membri.
Il regolamento ha inoltre adottato per alcune tipologie di atti (diverse a seconda dei Paesi) dei moduli standard di traduzione.
Per approfondimenti consulta il sito: beta.e-justice.europa.eu
Approfondimenti
Se l'atto è stato rilasciato all'estero la legalizzazione viene effettuata dal consolato italiano all'estero. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 33, com. 2.
In alternativa, per gli Stati Aderenti alla Convenzione de l'Aja del 5 ottobre 1961, è possibile far apporre dalle competenti Autorità interne di tali Stati, la c.d. apostille.
Vi sono ulteriori convenzioni internazionali, stipulate con singoli Paesi, che prevedono l'esenzione in tutto o in parte dalle formalità della legalizzazione o della traduzione.
La traduzione può essere fatta nel Paese di provenienza del documento o presso le ambasciate o consolati italiani, oppure da traduttori ufficiali autorizzati, la cui firma deve però in tal caso essere legalizzata (o apposta l'apostille, ove prevista).
In ulteriore alternativa la traduzione può essere fatta in Italia ed in tal caso la traduzione deve essere asseverata presso il Tribunale o da un notaio.
Esistono inoltre delle convenzioni internazionali che prevedono il rilascio di alcuni documenti (estratti di nascita, matrimonio, morte) rilasciati su moduli multilingue, per i quali non è necessaria né la traduzione né la legalizzazione. Es. Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976.
Se l'atto è stato rilasciato da un consolato straniero in Italia la legalizzazione è apposta dalla Prefettura. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 33, com. 4.
Per i Paesi dell'Unione Europea l' 1 febbraio 2019 è entrato in vigore il Regolamento comunitario 27/04/2016, che ha previsto l'esenzione da ogni legalizzazione per i documenti pubblici (atti e certificati di stato civile ed anagrafe, atti notarili, sentenze, ecc.) rilasciati dai Stati membri, che devono circolare all'interno dell'Unione, che devono cioé essere prodotti in altri Stati membri.
Il regolamento ha adottato per alcune tipologie di atti (diverse a seconda dei Paesi, da verificare caso per caso) dei moduli standard, che, accompagnati al documento originale, sostituiscono la traduzione.
Per approfondimenti consulta il sito: beta.e-justice.europa.eu